Factures, relevés bancaires, frais et salaires : les documents à réunir pour faciliter votre suivi comptable et éviter les pièces manquantes.
Une facture reçue par e-mail, un ticket réglé avec votre carte privée, un relevé bancaire à télécharger : les pièces comptables se dispersent vite. Les rassembler régulièrement aide votre fiduciaire à tenir vos comptes à jour et vous évite de rechercher plusieurs mois de documents au moment du bouclement.
Voici une méthode simple pour préparer les pièces utiles. Le rythme mensuel proposé est une recommandation d’organisation à adapter à votre mandat et à votre activité.
Transmettez les factures émises à vos clients, ainsi que les avoirs, annulations et corrections. Incluez aussi les factures encore ouvertes : votre fiduciaire doit pouvoir identifier ce qui a été facturé et ce qui reste à encaisser.
Si vous encaissez par caisse, terminal de paiement, TWINT ou plateforme en ligne, joignez les décomptes correspondants. Ils permettent de comprendre les ventes, les remboursements et les commissions derrière les montants versés sur votre compte.
Le bon réflexe : signalez une facture contestée ou un client dont le paiement paraît incertain, au lieu d’attendre la fin de l’année.
Rassemblez les factures liées à votre activité, les achats, loyers, abonnements, logiciels, assurances, téléphone, déplacements et autres dépenses professionnelles. Ajoutez les notes de crédit et les justificatifs des frais payés personnellement pour l’entreprise.
Pour un repas ou un déplacement professionnel, précisez le motif et, lorsque cela aide à comprendre la dépense, les personnes ou le client concernés. Signalez également les dépenses mêlant usage privé et professionnel pour permettre un traitement adapté.
Un mouvement bancaire ne décrit pas toujours l’achat. Un débit de CHF 250 peut correspondre à du matériel, à une avance ou à une dépense privée. La facture et votre explication donnent le contexte nécessaire.
Prévoyez les relevés complets et détaillés de tous les comptes professionnels, y compris les comptes en devises, ainsi que les décomptes de cartes de crédit. Si votre entreprise utilise une caisse, transmettez également son journal ou rapport et les justificatifs des entrées et sorties.
Lorsque le processus convenu le prévoit, ajoutez les fichiers bancaires au format CAMT pour faciliter l’importation des mouvements.
Indiquez clairement les virements entre vos propres comptes, les apports personnels et les prélèvements privés. Quelques mots suffisent souvent à éviter un échange supplémentaire.
Si vous employez du personnel, communiquez les éléments nécessaires selon la répartition des tâches convenue avec votre fiduciaire, décomptes de salaire établis à l’externe, remboursements de frais, factures et décomptes des assurances sociales etc.
Lorsque votre fiduciaire prépare aussi les salaires, annoncez les entrées et sorties, les changements de toute rémunération, les absences et les éléments variables avant la date de traitement convenue. Ces informations ont leur propre calendrier et ne devraient pas attendre l’envoi des pièces comptables du mois.
Un nouveau leasing, un emprunt, l’achat d’un véhicule ou une aide financière reçue peuvent nécessiter des documents complémentaires. Transmettez les nouveaux contrats, les échéanciers et les courriers des autorités qui concernent votre activité.
Si vous réalisez des opérations à l’étranger, joignez aussi les documents douaniers et les décisions de taxation disponibles. Les factures, contrats et justificatifs servent notamment à documenter le traitement TVA. L’AFC précise les pièces pouvant être demandées dans le cadre d’un contrôle TVA.
Choisissez avec votre fiduciaire un canal commun et une date de remise réaliste, par exemple au début du mois suivant. Une organisation stable facilite le suivi.
Si les factures sont déjà accessibles dans l’outil partagé avec votre fiduciaire, convenez ensemble des pièces qu’il reste à transmettre. Cela évite de reconstituer inutilement un dossier déjà disponible.
L’envoi mensuel ne remplace pas l’archivage. Le délai général de conservation des livres et pièces comptables est de dix ans à partir de la fin de l’exercice, selon l’article 958f du Code des obligations. Des exigences particulières peuvent s’appliquer à certains dossiers.
L’archivage électronique doit notamment permettre de préserver l’intégrité des pièces, leur lisibilité et leur consultation. Un simple dossier partagé ne garantit pas à lui seul le respect de ces exigences. Le Portail PME de la Confédération détaille les règles applicables.
Définissez avec votre fiduciaire qui conserve les pièces et comment vous pourrez les retrouver dans la durée.
Avec des documents réguliers et bien expliqués, votre fiduciaire peut consacrer davantage de temps à comprendre vos chiffres et à répondre à vos questions. Vous disposez aussi de repères plus récents pour suivre votre activité.
Chez MVP Fiduciaire SA, nous définissons avec vous une organisation adaptée à votre entreprise et aux prestations convenues. Lorsque Odoo fait partie de votre accompagnement, nous vous aidons à structurer la transmission de vos documents dans cet environnement.
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