Contrat, assurances sociales et premier salaire : les démarches à anticiper pour engager votre premier collaborateur en Suisse.
Votre activité se développe et vous envisagez d’engager une première personne. Ce recrutement vous permettra de déléguer certaines tâches, de répondre à davantage de demandes ou de dégager du temps pour vos clients.
Mais devenir employeur implique aussi de préparer les assurances, les salaires et plusieurs démarches administratives. Voici les principaux points à anticiper pour une première embauche en Suisse.
Le salaire brut convenu avec votre futur collaborateur constitue le point de départ de votre budget. Il faut ensuite ajouter les cotisations sociales à la charge de l’employeur, les primes d’assurance et, lorsque les conditions sont réunies, votre participation à la prévoyance professionnelle. Le Centre d’information AVS/AI présente les différentes contributions.
Pensez également au matériel, aux logiciels, à la formation et au temps nécessaire pour accompagner la personne dans ses nouvelles fonctions.
Par exemple, un salaire de CHF 5’000 brut par mois représente CHF 60’000 par an sur douze mois, ou CHF 65’000 si un treizième salaire complet est prévu. Les charges patronales et les autres coûts viennent s’y ajouter.
Le bon réflexe : faites établir une estimation du coût annuel avant de confirmer votre offre. Vous pourrez ensuite prévoir les montants à réserver chaque mois, même lorsque certaines factures arrivent trimestriellement ou annuellement.
Avant de fixer les conditions d’engagement, vérifiez si votre activité relève d’une convention collective de travail, d’un contrat-type de travail ou d’un salaire minimum cantonal. Ces règles peuvent notamment influencer le salaire, les horaires, les vacances ou les assurances à prévoir. Le SECO et le portail ch.ch donnent les premiers repères.
Une vérification peut aussi être nécessaire avant de publier votre offre : certaines professions sont soumises à l’obligation d’annoncer les postes vacants à l’office cantonal de l'emploi, avec un délai à respecter avant toute autre publication. Le portail travail.swiss permet de vérifier si le poste est concerné.
Si vous engagez une personne étrangère, clarifiez les éventuelles formalités d’annonce ou d’autorisation avant son entrée en fonction. Les démarches dépendent notamment de sa nationalité et de son statut de séjour. Le Secrétariat d’État aux migrations précise les règles applicables.
Un contrat clair permet de partir sur des bases communes. Précisez notamment :
En Suisse, un contrat de travail peut en principe être conclu oralement. Toutefois, pour un engagement de durée indéterminée ou de plus d’un mois, l’employeur doit communiquer certaines informations par écrit au plus tard un mois après le début des rapports de travail. Le SECO détaille cette obligation.
Le bon réflexe : préparez et signez le contrat avant l’entrée en fonction. Un modèle doit être adapté à votre activité et aux règles qui s’appliquent au poste.
Prenez contact suffisamment tôt avec votre caisse de compensation pour organiser votre affiliation comme employeur ou compléter votre dossier existant. Clarifiez également l’affiliation à une caisse d’allocations familiales.
La caisse de compensation fixe généralement les acomptes de cotisations sur la base de la masse salariale estimée. Une estimation réaliste permet de limiter les régularisations importantes. Les parts salariales sont retenues sur le salaire, puis versées avec les parts patronales à la caisse. Les modalités sont expliquées dans le mémento sur les cotisations salariales.
Deux autres points méritent une attention particulière :
L’assurance accidents (LAA). Organisez la couverture dès l’entrée en fonction auprès d'un assureur LAA ou chez la SUVA pour certains domaines d'activité. Les salariés sont assurés contre les accidents professionnels et les maladies professionnelles. À partir de huit heures de travail par semaine chez le même employeur, la couverture comprend aussi les accidents non professionnels. Voir le mémento sur l’assurance accidents obligatoire.
La prévoyance professionnelle (LPP). Vérifiez si votre collaborateur doit être affilié à une caisse de pension. En 2026, le seuil salarial d’entrée est de CHF 22’680 par an. L’assurance obligatoire concerne en principe les salaires supérieurs à ce montant auprès d’un même employeur. L’âge et la durée du contrat interviennent également dans l’examen. Si les conditions sont réunies, votre entreprise doit être affiliée à une institution de prévoyance. Consultez les indications de l’OFAS et le mémento sur l’affiliation LPP.
Ne présumez donc pas qu’un emploi à temps partiel dispense de ces démarches.
Une absence prolongée peut peser sur une petite structure. Il est utile d’examiner ce risque dès la première embauche.
L’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie n’est pas une obligation légale générale. Elle peut toutefois être imposée par les règles applicables à votre branche ou prévue contractuellement. Sans solution d’assurance équivalente, l’employeur doit continuer à verser le salaire selon les conditions et les durées prévues par la loi et les dispositions applicables. Le SECO explique ces situations.
Avant de choisir une couverture, examinez les prestations, le délai d’attente et les montants qui resteraient à la charge de l’entreprise.
Rassemblez les informations nécessaires au traitement du salaire : identité, adresse, date de naissance, état civil, numéro AVS, coordonnées bancaires, contrat signé et, selon la situation, permis de séjour ou de travail et renseignements utiles aux allocations familiales.
Vérifiez également si le collaborateur est soumis à l’impôt à la source. Lorsque c’est le cas, l’employeur doit effectuer la retenue et la reverser à l’administration fiscale compétente. La situation personnelle et le lieu de résidence peuvent influencer le traitement ; les règles concernant les frontaliers nécessitent notamment une vérification spécifique. L’Administration fédérale des contributions fournit les informations de référence.
Convenez ensuite d’une organisation simple :
Transmettez les données personnelles par un canal adapté à leur confidentialité.
Avant le premier jour, prévoyez le poste de travail, les accès aux outils et un programme d’accueil. Expliquez comment annoncer une absence, demander des vacances, transmettre des frais et suivre le temps de travail.
Cette préparation facilite l’intégration et vous évite de régler chaque question dans l’urgence.
Chez MVP Fiduciaire SA, nous pouvons vous aider à préparer les aspects administratifs et salariaux de cette première embauche, selon les prestations convenues. L’objectif est de disposer d’un budget clair, d’un dossier complet et d’une organisation adaptée à votre entreprise.
Vous envisagez d’engager votre premier collaborateur ? Échangeons sur les démarches à préparer avant son arrivée.
Sources officielles consultées le 30 septembre 2026. Les démarches sont à adapter à votre branche, à votre canton et à la situation du collaborateur.
