Factures ouvertes, inventaire, matériel et calendrier : six points à préparer dès octobre pour aborder votre clôture annuelle avec davantage de sérénité.
La fin de l’année approche et votre activité laisse peu de place aux tâches administratives. Pourtant, quelques vérifications dès octobre peuvent vous éviter des recherches de dernière minute et faciliter les échanges avec votre fiduciaire.
Si votre exercice se termine le 31 décembre, voici six points à préparer au cours du dernier trimestre.
Commencez par identifier les mois déjà comptabilisés et les questions encore ouvertes. Une situation provisoire permet de repérer un écart inhabituel, une opération à expliquer ou une information manquante avant la période de clôture.
Prévoyez un échange avant la fin de l'année avec votre fiduciaire afin de savoir quels éléments restent à compléter, qui s’en charge et pour quelle date. Il ne s’agit pas encore d’arrêter les comptes, mais d'anticiper et préparer correctement votre comptabilité à la clôture de fin année.
Relisez la liste des factures impayées. Distinguez les paiements attendus, les retards à relancer et les montants contestés. Une ancienne facture ouverte mérite une explication, même si vous espérez toujours son règlement.
Conservez les échanges utiles, comme les accords de paiement, contestations ou informations sur les difficultés du client. Ces éléments aideront votre fiduciaire à apprécier la situation. N’effacez pas une créance de votre suivi au seul motif qu’elle tarde à être réglée.
Si vous détenez des marchandises, préparez le comptage et la liste des informations à relever. Signalez séparément les articles abîmés, obsolètes ou difficiles à vendre. Votre fiduciaire pourra ainsi examiner avec prudence la valorisation des vos stocks.
Pour une activité de services, repérez les missions commencées et non encore facturées. Notez leur avancement, les heures suivies lorsque vous en disposez et les acomptes reçus. Le traitement comptable dépendra de votre situation et des règles applicables.
Préparer ces listes en octobre ne remplace pas leur mise à jour à la date de clôture.
Un véhicule a été vendu, une machine mise hors service ou du matériel remplacé ? Transmettez ces informations avec les justificatifs correspondants. Un équipement qui figure encore dans les comptes peut ne plus être utilisé, voire ne plus appartenir à l’entreprise.
Pour les achats envisagés avant la fin de l’année, nous vous conseillons d’examiner au préalable le besoin réel, les éventuels acomptes à verser, le financement et le traitement comptable. Un achat important peut avoir des conséquences sur le résultat et la trésorerie de votre entreprise, mieux vaut les anticiper avant de vous engager.
Préparez une courte liste des événements à examiner : nouveau prêt, leasing, litige, acompte important, contrat interrompu ou dépense couvrant plusieurs périodes.
Par exemple, pour un abonnement payé en décembre qui couvre une année complète, indiquez les dates exactes de couverture. Votre fiduciaire disposera ainsi des éléments nécessaires pour déterminer le traitement adapté à votre comptabilité.
Si vous employez du personnel, convenez également des informations de fin d’année à préparer, notamment les éléments variables de rémunération (primes, bonus etc.) et les soldes à examiner selon votre organisation.
Accordez-vous sur une date de remise du dossier et sur la manière de traiter les dernières pièces reçues après la clôture. Vérifiez dès maintenant que les documents restent accessibles, notamment si vous changez de logiciel ou de prestataire.
La conservation des livres et pièces comptables est généralement requise pendant dix ans à partir de la fin de l’exercice. L’archivage électronique doit aussi préserver leur intégrité, leur lisibilité et leur consultation (art. 958f CO).
En pratique, vous pouvez répartir la préparation en trois étapes :
Chez MVP Fiduciaire SA, nous vous aidons à organiser cette préparation selon votre activité. Vous souhaitez anticiper votre prochaine clôture ? Contactez-nous pour définir les points à examiner et un calendrier adapté à votre entreprise.
